對專案管理軟體工具的正確認知回想十年前我剛自美返台投入專案管理教學工作之初,對台灣在此專業領域之教學與發展上的瞭解還十分陌生且與需要時間去摸索。而當時我只知道在美國有哪些這方面知名的書籍可作為研究所的教課書,台灣也僅有極少數大學、研究所能開此課程,卻不曉得有甚麼本地出版的專業書籍可列為中文的參考書。我在研究所上的第一天課即要求我的學生上網蒐尋坊間有那些與專案管理相關的中文書籍並至少提出一本他們澎湖民宿認為可值得閱讀的輔助教材。第二次上課時,我的學生共提出近二十本書名,當時讓我驚訝與氣結的是他們所能找到的幾乎都是〝XX專案軟體工具操作手冊〞,而未發現像樣的知識性書籍,我也因此把尋找第二本書的想法暫時作罷(這也是促使我後來翻譯引進PMBOK Guide- 1996, 2000, 2004等版本的動機之一)。此外,當時有若干學生就詢問我的課程Syllabus中為什麼只有一、兩堂「軟體工具」教學,其中一位學生甚至說〝我以為『專案管理』課花蓮民宿只是在教軟體工具的操作〞。時過境遷,台灣目前專案管理知識的發展、學習以及證照推動上已不再是「沙漠」。書籍方面就有百來本任您選擇(我個人就曾為不同出版社所翻的五本膾炙人口的書寫過序,與其他四位專家合著的「專案管理基礎知識與應用實務」也已廣泛被各大學、研究所當為指定教課書,並已銷售了12,000本,而接近正體中文PMBOK Guide迄今的銷售量)。既使如此,台灣企業界與政府機關對專案管理軟體工具的使用仍存有若干錯看房子誤與兩極化的看法。第一種錯誤是認為「只要使用一種好的專案管理軟體工具就能把專案工作做好」;第二種則是第一種的極端-「完全不需使用或未曾考慮需要使用專案軟體工具於專案工作上」。曾有一位企業主在耗資百萬購置某專案管理軟體系統卻發現無法符合其期望而氣急敗壞地請我們顧問團隊提供協助診斷與解決,我們的顧問去拜訪了這家位於中部地區屬於精密製造業的公司及該業主,得知其員工除曾學習該軟體工具的使用外,絕大多數土地買賣均未曾接受過專案管理專業知識技術方面的訓練(而賣這家公司軟體系統廠商的銷售及系統建置的工程人員亦是如此)。當我們的顧問提出「軟體只是協助專案執行的一種應用工具而已,若沒有專案管理知識作基礎,就無法正確有效地使用任何好的軟體而發揮其功能的真正價值」時,該業主的反應則是〝『專案管理』不就只是一套軟體工具嗎?只要能協助我們的員工如何善用這套工具在專案上不就好了嗎?〞可惜在無法說服該業主讓員工接受專案永慶房屋管理知識訓練與建立制度與流程及標準化文件等建議,顧問們也只有放棄了。當然,專案管理軟體工具是專案管理系統中的一環,所有發展該軟體工具的公司都會盡其所能將現代專案管理的知識、技術與方法論設計於軟體工具中,讓使用者能輕鬆自在藉該軟體之使用進行專案的規劃、執行與控管,並製作各相關重要的圖表等來提昇專案成效,並取代傳統均靠人工來管理專案的方式,及降低人為估算、計劃與執行上所可能產生的疏失。根據PMI總會的住商房屋調查,〝在美國約有80%的組織至少使用一種專業的專案管理軟體〞。在台灣我們雖然沒有正式的統計分析,但根據我個人在這十年來在兩岸三地到過上百家企業與教過超過一萬名學員的經驗,及在課堂上隨機所作的非正式的統計與判斷-〝整個大中華區的企業與政府單位使用該軟體工具的比例相對的低很多,可能連20%都不到〞。其原因不外乎是大多數人對專案管理軟體工具的不瞭解,而就算是廠商不斷地免費舉辦產品說明會,若當銷售者本身都太平洋房屋無法清楚以專案管理正確的知識與思維來介紹其產品時,且又當其是面對目前台灣眾多擁有PMP證照者的時候,這種純粹以推銷產品而未能結合知識性介紹的作法是不易激發潛在購買者使用該產品的欲望。我認為「把專案管理軟體工具當成為專案管理的全部」固然是一種錯誤;而「完全輕忽專案管理使用的重要性」卻是更嚴重的錯誤。而前者的錯誤在專案管理知識已普遍被接受後已越來越不是問題了。然而,如何使企業與政府的專案管理專業單位願東森房屋意使用軟體工具而可協助專案能更有效的完成則是軟體廠商的責任(當然,其設計發展人員、業務人員與其主管本身要能跟上專案管理知識的發展,及最好也能有相關證照)。今後,本會在不涉及「利益衝突」情況及在能推廣專案管理知識與工具發展的基本原則下,可考慮安排相關的「軟體使用研討會」,以改善與提昇國人對此方面的認知。(後紀:本會於2008/4/24日所舉辦的由Steven Law先生所主講的〝The Next Generation Project 21世紀房屋仲介Management Information System〞講座,在報名極為踴躍情況下又加開一場而共吸引了共150餘位與會者的熱烈迴響。可見,講者本身若具備豐富專業知識與經驗而能以傳達知識為主產品介紹為輔的方式來進行講座是可獲得觀眾的青睞而可進而達成其產品行銷之目的。)2008/4/28刊載於 http://www.pmi.org.tw/e-letter/23/23.htm


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